Cómo se calcula el costo
Una reunión cuesta el tiempo de todas las personas que participan. La calculadora convierte los sueldos en un costo por hora con cargas y lo multiplica por las personas y por el tiempo:
Costo por hora por persona = sueldo bruto anual ÷ horas laborales al año
× (1 + % de prestaciones y cargas)
Costo por reunión = asistentes × costo por hora por persona × duración en horas
Costo anual = costo por reunión × reuniones al año
Costo mensual = costo anual ÷ 12Reuniones al año: diaria = 260 (días hábiles), semanal = 52, quincenal = 26, mensual = 12. Para una reunión única solo se muestra el costo por reunión. Si ingresas una tarifa por hora en lugar del sueldo anual, se usa directamente.
Ejemplo práctico en México
Un equipo de una empresa en Monterrey tiene una junta semanal de 60 minutos con 6 personas. El sueldo promedio es de $480,000 MXN al año ($40,000 MXN al mes), con 2,300 horas laborales y 35% de prestaciones y cargas:
- Costo por hora por persona: $480,000 ÷ 2,300 × 1.35 = $281.74 MXN
- Costo por reunión: 6 × costo por hora × 1 h = $1,690 MXN
- Costo anual: costo por reunión × 52 = $87,903 MXN
- Costo mensual: costo anual ÷ 12 = $7,325 MXN
Los montos están redondeados igual que en la calculadora; cada paso usa los valores sin redondear.
Ejemplo práctico en España
La misma reunión en una empresa de Valencia, con un sueldo medio de 35.000 € brutos al año, 1750 horas de convenio y un 30 % de cotizaciones a cargo de la empresa:
- Costo por hora por persona: 35.000 ÷ 1750 × 1,30 = 26,00 €
- Costo por reunión: 6 × 26,00 × 1 h = 156,00 €
- Costo anual: 156,00 × 52 = 8112 € (676,00 € al mes)
En ambos casos, esa sola reunión semanal consume 312 horas-persona al año, casi ocho semanas completas de trabajo.
Cuánto cuestan al año las reuniones más comunes
Con los supuestos del ejemplo de México ($480,000 MXN anuales, 2,300 horas, 35% de cargas):
| Reunión | Asistentes | Duración | Frecuencia | Por reunión | Al año |
|---|---|---|---|---|---|
| Daily o reunión diaria de seguimiento | 8 | 15 min | Diaria | $563.48 MXN | $146,504 MXN |
| Junta de equipo | 6 | 60 min | Semanal | $1,690 MXN | $87,903 MXN |
| Reunión uno a uno | 2 | 30 min | Quincenal | $281.74 MXN | $7,325 MXN |
| Reunión general (all-hands) | 50 | 60 min | Mensual | $14,087 MXN | $169,043 MXN |
Una reunión grande y poco frecuente puede costar lo mismo que una pequeña y diaria. Las dos merecen una revisión de vez en cuando.
Usa el temporizador en vivo
Abre esta página durante la reunión y pulsa Iniciar. El temporizador multiplica el costo por segundo de todos los asistentes por el tiempo transcurrido. Puedes pausarlo y reanudarlo, y si alguien entra o sale, cambia el número de asistentes sin reiniciar el contador.
Consejos para reducir el costo de las reuniones
- Invita a menos personas. Cada asistente suma su costo completo por hora. Comparte la minuta con quien solo necesita conocer las decisiones.
- Acorta la duración por defecto. Agenda reuniones de 25 o 50 minutos en lugar de 30 o 60. Ganas tiempo y dejas un respiro entre llamadas.
- Envía siempre un orden del día. Si la reunión no tiene un objetivo claro, probablemente podía ser un correo o un mensaje.
- Haz asíncronas las actualizaciones de estado. Un resumen escrito o un video corto sustituyen muchas juntas recurrentes.
- Revisa las reuniones recurrentes cada trimestre. Cancela las que ya no tienen propósito y baja la frecuencia del resto.
- Termina antes si ya acabaron. El tiempo que sobra es de los asistentes, no del calendario.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el costo de una reunión?
Se multiplica el número de asistentes por su costo promedio por hora (incluidas las cargas) y por la duración de la reunión en horas. El costo por hora sale de dividir el sueldo bruto anual entre las horas laborales del año y sumarle un porcentaje de prestaciones y cargas sociales.
¿Qué porcentaje de prestaciones o cargas sociales debo usar?
Depende del país. En México, entre aguinaldo, prima vacacional, IMSS, Infonavit e impuestos sobre nómina, el costo suele superar al sueldo en un 30–40%. En España, las cotizaciones de la empresa a la Seguridad Social rondan el 30 %. En Colombia, prestaciones y aportes parafiscales pueden sumar más del 50%. Si no lo sabes, 30% es una buena aproximación.
¿Cuántas horas laborales tiene un año?
Depende de la jornada legal y del convenio. Como referencia, en España muchos convenios fijan unas 1750–1800 horas anuales, y en México, con jornada de 48 horas semanales, se trabaja alrededor de 2,300 horas al año. Puedes ajustar el valor en la calculadora.
¿Puedo calcular el costo en pesos o euros?
Sí. Elige tu moneda en el selector e ingresa el sueldo en esa misma moneda. La calculadora no convierte divisas; solo cambia el símbolo y el formato.
¿Se guardan los datos que ingreso?
No. Todos los cálculos se hacen en tu navegador. Los valores solo salen de tu dispositivo si usas el botón para compartir, que los incluye en el enlace que copias.